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オフィスの来客応対

オフィスの来客応対

オフィスでの来客応対の基本についてご紹介いたします。お客様にとって、来客対応は会社との初めの対面での接点。お客様に好印象を持ってもらえる来客対応ができるように心がけましょう。

STEP1 「準備する」

応接室を使用する場合、まずは使用する会議室をきれいに片づけましょう。お客様の人数に合わせテーブルの位置も確認しておきましょう。

STEP2「受付する」

お客様がいらしたらすぐに立ち上がり笑顔でご挨拶します。受付がないオフィスの場合には、入り口に近い人や最初に気づいた人が応対するといいでしょう。

アポイントメントの有無を確認し、担当者に取り次ぎます。「お取り次ぎいたします。少々お待ちいただけますでしょうか」とお伝えし、担当者に連絡して指示を受けます。

中にはセールスなど、アポイントがない場合もあります。セールスの場合でも、言葉遣いなどに気をつけて丁寧に対応しましょう。従業員の応対は会社のイメージにつながりますので、一回一回を丁寧に、かつ、確実に行いましょう。

POINT3 「ご案内する」

担当者の指示に従い、来客を応接室などにご案内します。お客様の前を数歩左前を歩き、ゆっくりと先導しましょう。応接室などお通しする部屋に着いたらドアをノックして入り、上座にお通しします。「失礼いたします」とお辞儀をして退出しましょう。

POINT3 「お茶を出す」

来客を案内後、お茶を出します。お盆にお湯呑みとお茶托を別々に人数分乗せ、応接室のドアをノックして「失礼します」と会釈をして入室します。応接室にサイドテーブルがあれば、なければテーブルの一番入口に近い端にお盆を置き、茶托に湯呑みをそれぞれセットします。両手で茶托を持ち、できるだけ来客の右側から差し出します。来客が複数の場合は上座の方から順に出しましょう。お茶を出し終わったら、お盆を持ち「失礼します」と一礼して退出します。

POINT4「お見送りをする」

オフィスがビルの上層階にある場合は、エレベーターの前までお見送りします。お客様にお礼をし、エレベーターのドアが完全に閉まるまでお辞儀をします。オフィスが玄関に近い場合や、玄関までの行き道が複雑な場合は、玄関先までお見送りします。

お客様を玄関の外でお見送りする際は、担当者は玄関の外で「本日はありがとうございました」と最後の挨拶をします。お客様が徒歩の場合でもタクシーに乗り込んだ場合でも、お客様の姿が見えなくなるまでお見送りします。

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以上が来客対応の一連の流れです。

受付での印象は、会社全体のイメージに繋がります。わたしたちリーガルプラザのスタッフ一同、お客様に好印象を持ってもらえる来客対応ができるように心がけたいと思います。