お客様との電話は会社の印象を大きく変える大切な窓口。電話応対の基本マナーを５つのポイントに分けてご紹介いたします。

POINT1 「電話は３コール以内に出る」

電話応対の基本一つは、できるだけ早く電話に出ること。3コール以内には受話器を取るようにし、お待たせした場合には、「お待たせしました」の一言を添えます。

POINT2「電話の声ははっきり明るく」

電話応対は声のトーンも大切。はっきりと明るい声で応対するように心がけます。電話に出る際にはメモとペンを用意し、電話の内容を正確に把握するためにメモを取ることが大切です。

POINT３ 「相手が名乗る前に、自分から社名を名乗る」

受話器を取ったらまず、「〇〇でございます」とこちらから社名を名乗り、次に相手が名乗ったら「お世話になっております」などの挨拶をします。用件をお尋ねし、取り次ぐ際は「少々お待ちくださいませ」と電話を保留にして担当者につなぎます。取り次がれた電話に出るときは、「お電話かわりました」、電話を再開するときは、「お待たせ致しました」の一言からはじめます。保留時間が長くなる時には、一旦電話を切ってから折り返しかけ直します。

POINT４ 「先方の社名、お名前、用件、連絡先を必ず復唱する」

担当者が不在の場合、相手の「会社名」・「氏名」・「用件」・「連絡先」を確認し、「用件」を復唱します。折返し電話が必要か、用件を伝えるだけでよいかも確認しましょう。電話を受けた日時、内容を正確にメモに残し、担当者が戻ったらそのメモを渡します。

POINT５ 「相手が電話を切ったことを確認して受話器を置く」

電話を切る際は、かけた方から先に切るのが基本。電話を受けた場合は、最後に「失礼します」と挨拶をした後、相手が切ったのを確認してから静かに受話器を置きます。

———————-

以上、オフィスの電話応対基本マナーでした。

リーガルプラザは「士業」に特化したレンタルシェアオフィス。電話内容も専門的な内容が多いです。お客様のビジネスのお役に立てるよう、日々勉強を怠らず、気持ちのよい電話応対を心がけたいと思います。